工作中我們經常要制作和處理一些長文檔，比如標書、合同之類的。在瀏覽這些長的Word文檔時，如果僅僅靠拉動滾動條，顯然是極不方便的。其實，我們可以對文檔稍加設置，這樣就可以輕松定位要查找的章節，使瀏覽更方便。

    ■ 準備工作

    1． 設置樣式

    按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕（以Word 2003測試版為例），啟動“樣式和格式”任務窗口（如圖1）。將光標定位在某個標題段任意位置，然后單擊任務窗口中的某種樣式，為相應的標題段落設置一種樣式。

    仿照上面的操作，并根據標題的“級別”，依次為其他標題段落設置相應的樣式。

    2． 創建標簽

    將光標定在文檔某處，執行“插入→書簽”命令，打開“書簽”對話框，在“書簽名”框中輸入一個容易理解的名稱，然后單擊“添加”按鈕。重復上面的操作，為文檔“夾”上一張張書簽。




    3． 建立索引

    選中文檔中某個特定名詞（如“成績條”），執行“插入→引用→索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，在“索引”標簽下單擊“標記索引項”按鈕，打開“標記索引項”對話框，單擊對話框中的“標記”按鈕。再選中另一個特定名詞，按下“標記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引。

    提示：

    ①如果要為文檔中一個特定名詞全部建立索引，只要單擊“標記全部”按鈕即可。

    ②索引標記完成后，在相應的特定名詞右側會出現一個索引域（如“XE″成績條″”），此時，按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標記”按鈕，就可以將相應的索引域隱藏起來。

    ③索引標記后，將光標放在要生成索引的位置（通常選擇文檔結尾），再次打開“索引和目錄”對話框，在“索引”標簽下，單擊“確定”按鈕，即可生成索引了，并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁碼（如圖2）。




    ■ 定位目標

    1． 準確定位

    執行“編輯→定位”命令，打開“查找和替換”對話框，在“定位”標簽的“定位目標”下選中“書簽”選項，選中一張書簽后，按下“定位”按鈕并關閉該對話框，光標即刻跳轉到相應的書簽處，瀏覽相應的文檔內容。

    提示：根據索引特定名詞所處的頁碼數，也可以在“定位”對話框中快速定位到索引特定名詞所在的頁，并瀏覽相應的文檔內容。

    2． 建立目錄

    將光標定在文首（我們習慣將目錄放在文首），打開“索引和目錄”對話框，切換到“目錄”標簽下，按下“確定”按鈕，上述設置了樣式的標題即以目錄的形式出現在文首（如圖3），點擊相應的目錄項，就可以快速跳轉到目錄所對應的文檔內容處。




    提示：瀏覽完后，點擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕，即可返回到目錄處。

    3． 大綱視圖

    在設置了多級樣式的文檔中，執行“視圖→大綱”命令，將文檔切換到“大綱”視圖下，然后利用“大綱”工具欄（如圖4）上的若干按鈕，就可以輕松瀏覽文檔任何位置的內容了。




    提示：執行“視圖→文檔結構圖”命令，切換到“文檔結構圖”狀態下，同樣可以方便地瀏覽文檔。

    4． 上下對比

    執行“窗口→拆分”命令，此時鼠標變成雙向拖拉箭頭狀態，在文檔合適位置上單擊一下，即可將窗口拆分成上下兩個窗口，在每一個窗口中可以相對獨立地瀏覽同一文檔中的不同內容（如圖5）。




    提示：①在沒有拆分窗口時，將鼠標移至垂直滾動條上端成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，也可以快速拆分窗口。

    ②將鼠標移至窗口拆分線上成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可快速撤銷拆分的窗口。

    5． 瀏覽對象

    如果文檔中有大量特殊對象（如圖片、批注等），且需要單純地瀏覽此類特殊對象，可以這樣操作：按窗口右下角的“選擇瀏覽對象”按鈕，在隨后彈出的下拉對話框中（如圖6），選擇一類瀏覽對象（如“按圖形瀏覽”等），然后通過按窗口右下角的上（下）瀏覽按鈕，即可依次瀏覽文檔中相應的對象（如“圖形”）。




    提示：如果選擇“按標題瀏覽”選項，標題必須設置相應的“樣式”；如果選擇“按圖形瀏覽”，插入的圖片必須保持其默認的“嵌入式”格式。

    6． 閱讀版式

    執行“視圖→閱讀版式”命令，切換到“閱讀”版式狀態下，再單擊“閱讀版式”工具欄上的“文檔結構圖”按鈕，結合文檔結構圖，同樣很方便地瀏覽長文檔。

    提示：①這是Word2003的一個新增功能，在這種版式下，系統將文檔的文字進行了適當放大（這種放大不影響文檔的正常顯示和打印），特別適合于閱讀正文字號比較小的文檔，有利于保護閱讀者的眼睛。

    ②瀏覽完成后，單擊“閱讀版式”工具欄上的“關閉”按鈕，可以返回到正常的頁面狀態。

    ③在“閱讀版式”狀態下，既可以瀏覽文檔，又可以編輯文檔，一箭雙雕。