職場：零與零的加減乘除

我們的管理人員在對待員工職務豐富化過錯中常見的一種錯誤：把那些原本就需要豐富化的工作重新在員工中組合分配，等于用一個零代替另外一個零。
  
　　在運用職務豐富化的手段，提高員工積極性與自主性的過程中，管理人員常常只是成功的將職務分解，但并沒用在他們熟悉的工作中為他們創造真正成長的機會。因此，只是完成了水平的職務“擴大化”，并非真正意義上垂直的職務“豐富化”，甚至是增加了工作的無意義性。
  
　　真正的職務“豐富化”不僅包含水平擴大，更重要的是將責任、成就、承認、學習與發展等激勵因素通過垂直擴大的方式加入新的工作中。這是我們進行工作設計和豐富化過程中必須注意的。
  
　　四個錯誤
  
　　可以用以下四個公式來總結我們在試圖用工作豐富化來激勵員工的過程中犯下的錯誤：
  
　　1、零加上零
  
　　增加毫無意義的日常辦公室工作，這等于零加上零，例如在前臺的工作中加上原本沒有的預定機票的任務。
  
　　2、零減去零
  
　　去掉工作中一些困難的，使員工得以輕松完成更多的不那么有挑戰性的工作，等于減掉了員工成就和輔導更多責任與發展的希望，例如讓一個不能很好進行演講講解的研究人員的講解工作去掉，專門負責案頭工作。
  
　　3、零乘以零
  
　　提高對員工的工作定額要求，發出更高的挑戰，但并不對工作方式產生改變，這等于零乘以零，例如將某位記者的每周撰寫新聞稿件數量增加120％，并不提供額外的幫助。
  
　　4、零代替零
  
　　把那些原本就需要豐富化的工作重新在員工中組合分配，等于用一個零代替另外一個零，例如我們上面故事里的那位主管。
  
　　讓我們回到第一個故事，看看如何改變才可以使這三位下屬在垂直方向上擴大職務范圍，并且能夠達到激勵的效果。這三個人的分工是協助辦理這個跨國公司人員在境內外的出入手續：發邀請信、辦簽證，進行數據庫錄入。我們用下表來表示水平和垂直方向上的職務擴大方法，在激勵的原則里實際上包含了對責任、個人成就、內部承認、成長與學習這些激勵因素，加入到新的工作分配方式中，從而對員工績效產生提升，真正達到了激勵與成長的目的。
  
　　水平擴大（0）
  
　　1、 讓三人工作輪換，承擔自己以前沒用做過的同樣級別的事情。
  
　　2、 提高對工作完成時限的要求。
  
　　3、 一些難于處理的環節集中到主管手中，以提高三人的工作效率。
  
　　4、 在三人工作原有工作的基礎上再增加一些新的手續辦理任務。
  
　　垂直擴大（＋）
  
　　1、 于老員工，工作結果檢查的比率降低，以前每道手續都要進行檢查，減少為10％抽查，但進行最終結果發生前的控制。
  
　　2、 一些主管審批手續被減少，由三位員工直接將部分工作成果遞交到需要它們的人手中，并進行跨部門的溝通服務，不再一定要經過主管發放。
  
　　3、 每個人獨立對自己工作結果負責，不再由主管承擔一切責任。
  
　　4、 嘗試由功能劃分轉向服務對象劃分，由三人分別負責公司一部分人員的手續辦理服務，從發邀請函，辦簽證到錄入數據庫均由負責的專員一人完成整個流程。
  
　　5、 要求下屬專員進一步熟悉手續辦理過程中的更多深入性的專業問題，減少向相關部門咨詢的頻度。
  
　　激勵的原則
  
　　1、 在保留控制的前提下減少控制（責任與成就）。
  
　　2、 提高每項工作過程中個人的責任，并分配給一定的權限，增加自由度（責任、與承認）。
  
　　3、 讓每人負擔一個自然形成的工作單位，如分部，地區，對這個單位里的工作負責（成就與承認）。
  
　　4、 員工在某個領域內的專業技能提升，成為專家（成長與學習）。
  
　　以上原則是由“激勵－保健雙因素理論”創立者，弗雷德里克.赫茨伯格（Frederick.Herzberg）教授1968年提出的，并運用這些原則對秘書工作進行了嚴格的實驗。實驗證明，垂直方向上的激勵因素的獲得才是最終提高工作積極性，并促使員工成長的根本所在。這些結果不僅僅適用與基礎崗位，對于各種層級上的崗位都是適用的。我們運用赫茨伯格的雙因素激勵理論，根據這些原則，對該案例中的一些運用方法進行了詮釋。
  
　　六項注意
  
　　但是，必須提醒你，有這樣6個事項必須注意：
  
　　1、要正確選擇哪些工作豐富化的方式，當豐富化后的管理成本增加，或員工對其中某項工作內容非常抵觸的情況下，這些方式就是不適合的。
  
　　2、盡可能多的列出方案來，剔除與薪酬、福利等保健因素相關的內容。
  
　　3、詳細定義什么樣的責任或者權限將被下放，以免日后不知不覺回到老路。
  
　　4、不要犯“零與零的加減乘除”的錯誤。
  
　　5、溝通，與下屬進行交流，告訴他們變革的目的，讓他們明白你的初衷，將成長和激勵明確的告訴他們，而不是單純的實施方案。
  
　　6、進行必要的控制和指導，以免由于承擔不熟悉的工作或任務導致工作效率反而降低。
  
　　消除兩項“心魔”
  
　　1、消除員工的“心魔”
  
　溝通的目的在于，消除下屬害怕由于熟悉的工作改變而工作表現更糟的憂慮，并且通過適當的方式讓其真切的感受到，上級在為他們提供一個真正的成長和學習的機會，并希望他們能夠努力去抓住這個機會。
  
　　2、消除你自己的“心魔”
  
　　既然你認為應該通過工作豐富化來提高工作效率，就不要過多的去考慮諸如“責任下放了，我的權力和控制能力就減少了”甚至是“萬一成長后的員工會搶了我的飯碗”之類的問題，員工效率的提高正是作為管理者的你的工作能力提高和工作效果提升的表現！
  
　　請記住，正確的運用這些激勵因素和原則，進行工作豐富化，可以在薪酬水平不擴大，保持工作效果的基礎上使你和你的組織變的更有朝氣；重要的是，能夠讓它變的更有效率。