PPT說多了都是淚，多少人為它熬夜加班到深夜，今天給大家分享一位PPT達人的制作心經，送給所有希望提升PPT技能和效率的職場人。

為什么要做PPT？

一份高大上的PPT由哪些要素構成？

如何做出讓人眼前一亮的PPT？

本文是2019年1月推送的第40篇干貨，計4387字，閱讀時間10分鐘。

文 | 本刊特約通訊官 美樂和食集團 劉凱

來源| 培訓雜志（ID：trainingmagazine）

一說起PPT，你會聯(lián)想到的情景是什么？

冥思苦想寫總結，謹言慎行做報告。

加班熬夜找素材，各種設計很燒腦。

網上找各種模板，眼花繚亂真沒招。

……

PPT在當今職場已廣泛應用，無論接受與否，已然成事實。各種場合，都會出現(xiàn)其身影。

正因如此，對PPT的熟練掌握，是我們職場人必備的一項關鍵技能。

那么，我們?yōu)槭裁匆鯬PT，其優(yōu)勢是什么呢？一份高大上的PPT是由哪些要素構成的，怎樣才能做出讓人眼前一亮的PPT呢？

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為什么要做PPT？

PPT的突出優(yōu)勢，就在于將有價值的信息視覺化呈現(xiàn)。在進行設計ppt之前，我們先要梳理出自己要表達的核心邏輯。

別浪費大量時間尋找花哨的模板，而應在內容呈現(xiàn)方面力求卓越，比如，表達措辭的嚴謹性、展現(xiàn)的魅力、信息的深度、例證的來源等等。

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內容、內容、內容！千萬別只是為了好看

為了更好的呈現(xiàn)表達，可以進行適度美化。

PowerPoint=有power的point，從主講的話題出發(fā)，理性思維結合感性表達，將復雜抽象的問題進行具象化輸出。

拷問自己：觀眾想要什么？我能為大家提供什么？

別本末倒置，忘記了自己的初衷。時刻提醒自己，演示的意義為何。

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節(jié)奏、節(jié)奏、節(jié)奏！別毀了觀眾的注意力

大家在現(xiàn)場聽課或學習時，即便是你的個人魅力無限，也無法長時間去吸引人們的眼球。保持觀眾的關注度，對分享者的綜合實力也是一種挑戰(zhàn)：

A.演示要圖文并茂，尤其是能引起多維感官共鳴。

B.邏輯結構清晰明了，將你的分享點可視化呈現(xiàn)。

C.進行單位時間的分享后，務必進行階段性小結。

將上述三點實踐后，現(xiàn)場的氛圍會逐步活躍起來。學習完成后，人們對于內容的吸收程度又是如何呢？記憶保持的最大變化是遺忘。

德國的心理學家艾賓浩斯最早總結了遺忘規(guī)律，他提出了遺忘曲線，我們的遺忘在學習之后，立即開始且呈現(xiàn)一定規(guī)律，具體如下圖：

因此，想成為一個PPT演示的高手，并不容易，需要內外兼修。

其一，內容為本。其二，節(jié)奏隨身。惟其如此，才能功力見長，小有所成。

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一份高大上的PPT由哪些要素構成？

使用“三定法”即可。

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定風格：明確的調性

首先要知道PPT的受眾群體，在何種場合進行演示，明確輸出類型的調性，別偏離主旨及其風格。常見的有如下場景：

我們可參照實際情況，有時需要細致嚴謹、有時需要生動活潑、有時需要特立獨行，有時需要商務沉穩(wěn)等等。

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定框架：合理的邏輯

卓越的PPT設計，通常背后都一套合理且清晰的邏輯。

在做PPT設計時，常常聽到身邊的人有各種糾結：

哎呀，還有沒有更好看點的模板；

這個字體不夠酷炫，我再研究下；

頁面切換的動態(tài)效果，不夠高端；

背景顏色，咋看都不是特別順眼；

等等，我把這個符號換一下看看；

字號也許觀眾看不清，再調整下；

圖片放在這里合適嗎？讓我想想；

……

沒錯，以上說的是要注意，但我想說那些都不是核心。首先，請確定PPT的框架，再進行內容和觀點的具體展開。

那么，什么框架？簡單來說就是：封面→導論→目錄→觀點→論據(jù)→總結→封底

結構化是PPT邏輯呈現(xiàn)的核心，信息表達的順序、結構通常有三類：

三段類：總、分、總

時間類：過去、現(xiàn)在、未來

空間類：本地市場、省外市場、全國市場

這相當于是ppt演示的指南針，不容忽視。

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定要素：得當?shù)拇钆?/strong>

PPT搭配有6大要素：圖片、圖表、文字、排版、配色、動效，它們可謂是PPT的“六脈神劍”。

第一劍：圖片，視覺沖擊力

字不如表，表不如圖。一張好圖可以立刻帶來生動的畫面感。圖片要么不選，選就要選極具表現(xiàn)力的。

選圖片時，注意一些小技巧。比如和主題的相關性、信息傳遞的可讀性、別隨意去拉伸擠壓。

同時，PPT中選用的圖片格式也是按需來選：

PNG，支持圖像透明。

PSD，PS專用的圖示格式。

JPG，最常見的格式，尺寸大小一般。

GIF，可做成小動畫（圖），清晰度低。

BMP，Windows標準位圖，清晰度高。

第二劍：圖表，極具說服力

PPT一定要注意，把復雜的信息簡單化傳遞，讓對方能聽懂。

面對一堆密密麻麻的文字或數(shù)據(jù)，看的時候很難打起精神。依據(jù)匹配度，通過不同的圖表簡單清晰進行展示說明，才更容易為人們所接受。

值得一提的是，觀眾不一定都會關心PPT中那些看上去高大上的圖表，所以，最關鍵的是要把信息簡單、明了地傳遞給大家，讓觀眾知道這些圖表對他們意味著什么！

第三劍：文字，內容聚焦力

高手的PPT從來不需要太多文字，簡短成就精彩。

通常，每頁PPT的文字內容，建議不超過7行，有且只有一個中心點。

信息要聚焦，別說東道西亂寫一氣，要的是點睛之筆。

如果現(xiàn)在的你感覺這方面需要加強，平時在設計PPT時多去進行刻意訓練?？蓮娜矫嫒ブ謱嵅伲悍侄温洹⒆鰟h減、去合并。

同時，千萬不要忽略文字三要素——字體、字號、字效！

A.字體：分兩類，襯線字體（加粗后差異明顯）和無襯線字體。

在PPT里的字體，個人常用的是微軟雅黑，簡單清晰視覺呈現(xiàn)效果佳。從字體組合的角度來看，每個人的喜好不一，自然就風格不同。

常見的經典字體組合，供大家參考：

方正粗宋簡體（標題）+微軟雅黑（正文）

微軟雅黑加粗（標題）+微軟雅黑（正文）

方正卡通簡體（標題）+微軟雅黑（正文）

少用非常規(guī)類的字體，除非用自己的筆記本電腦進行演示，否則字體不兼容會很麻煩。

B.字號：大標題建議選用44點以上的字。只要是標題類文字，一般都建議加粗體。

C.字效：別喧賓奪主，需要的展示的時候進行效果添加即可。

第四劍：排版，頁面區(qū)隔力

PPT版面設計有五大關鍵：重復、對比、接近、對齊、留白。

關鍵一：重復

某些元素可根據(jù)頁面布局的需要，多次出現(xiàn)在不同的地方。如果需要，在母版視圖里可以進行相關設計，這是統(tǒng)一PPT樣式的利器。

關鍵二：對比

為體現(xiàn)出內容的差異或特別強調，進行凸顯放大的操作。例如，大標題+小標題、不同層級的頁面展示（正文內容，課程封面，單元頁面）等等。

Tip

PPT的10/20/30法則

由著名投資人蓋伊·川崎提出，主要針對的是路演展示類的講解，要求做到：

10頁PPT

20分鐘講解

不小于30號的字體

關鍵三：接近

相似或接近的信息點、圖表、元素可放在一起，以保證頁面的平衡感。

關鍵四：對齊

對齊是PPT頁面精致的前提。比方說上、下、左、右等不同方向都需要精準比對。在PPT版面上，文字區(qū)和圖片區(qū)也得做好區(qū)隔。

關鍵五：留白

少即是多。有個專業(yè)名詞叫做版面率，即在PPT頁面中非空白版面占整個版面的多少。版面率越低，空白區(qū)域就越多。專家研究表明，PPT的版面率一般建議在30%~70%為宜。

第五劍：配色，最佳感受力

有沒有讓人眼前一亮，配色就是關鍵。PPT頁面中，顏色別花里胡哨，盡量精簡呈現(xiàn)（不超過三種顏色）。

配色是個技術活，平時可以多看看雜志書刊，留心觀察身邊的那些優(yōu)秀的作品，學習技巧并汲取各種靈感。在不斷實踐中，你會找到感覺并形成自己的配色方法論。

另外，根據(jù)PPT演示的場合（工具），進行背景色的設置。比如LED大屏，就建議深色（黑灰為主），白色太耀眼。

第六劍：動效，持續(xù)創(chuàng)意力

沒有人喜歡一成不變，觀眾的視線也是如此。如何保持吸引力？PPT演示的動態(tài)效果，就顯得尤為重要。

PPT的動畫效果主要分為兩類，一是自定義（飛入、淡出、擦除等等），二是切換（分割、揭開、顯示等）。無論哪一類，其核心要點在于兩個字，引導。

動畫效果引導的四個建議 ：

A.別讓動畫太搶眼，除非是能突出內容。

B.只有想不到的創(chuàng)意，沒有做不到的效果。

C.效果多，不一定是好事（能不用時候，就別強加）。

D.從視覺、聽覺、觸覺等維度，進行連接，讓效果表現(xiàn)更淋漓盡致。

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如何做出讓人眼前一亮的PPT？

想要做出令人眼前一亮的PPT，一定要遵循內容推進的順序和原則：明需求→定架構→做內容→巧設計→成體系

①點：目標大于一切，明確需求點。為什么講、給誰講、講什么。

②線：積點成線，框架構思。散點連成一條PPT的主要脈絡（主線）。

③塊：在主線基礎上，進行內容的各種填充，使其豐富飽滿。

④面：將各個塊狀信息進行組合，形成了不同的層面，再通過排版讓PPT更美觀。

⑤體：在不同層面進行鏈接，形成體系后內容輸出，一份有趣有料的PPT水到渠成。

說來容易，做時難，只有積攢深厚的功底，勤于練習，才能成為PPT高手。很少有人天生就是高手，凡事都會有一個過程。

從舉步維艱的小白，到出新出奇的高手，一般要經過5個階段的歷練。

階段一：舉步維艱

作為PPT小白，剛起步啥都不懂。效率低下，慢慢摸索一個又一個陌生的操作界面、項目欄、圖標符號。

從常用的開始，逐個去反復操作。重復再重復，這個是必備的基本功，別偷懶，這沒有捷徑可以走的，堅持實踐下去，時間會見證你的成長。

階段二：啟動制作

羨慕身邊的各路大神，這一份份精美的PPT是如何做出來的？

光想沒有用，要去行動。這時要開始一點點啟動自己的PPT制作計劃，分階段、劃重點、花時間去扎扎實實地練習，這個過程會有一些枯燥無聊，想要掌握這門技術活兒，這一關得過。

多留心那些高手們的PPT作品，抽時間多琢磨下，從思維邏輯、設計技巧、元素搭配、效果呈現(xiàn)等方面，去進行總結反思，你會有巨大的收獲的。

階段三：囤積資料

這個階段，開始對各種趣味內容都充滿好奇。比如在網上看到各種設計精美的PPT（模板、圖片、圖表、圖標等等），心想這些以后自己一定都用得上，果斷各種收藏，感覺心里很踏實。

結果是收集了一大堆，使用的寥寥無幾。你的PPT演示與設計水準，也沒有因收藏量大，而且得到顯著提升。

階段四：對標學習

于是乎你開始有點焦慮，囤積的資料越多，反而越焦慮。

你開始停止了各種的素材資料的收集。靜下心來選擇一個大神，默默的去跟隨學習。

從點到線到面，點滴之間深耕自己。突然間，你發(fā)現(xiàn)成長的速度加快了，表現(xiàn)也越來越好。

這就是標桿學習的力量，一點一點努力，不要求快，踏實務實。

階段五：出新出奇

正所謂大道至簡，高手無招。

經過了對標學習，慢慢會找到自己的風格。很多操作已經駕輕就熟，你可以輕松從頭到尾表達自己的想法，PPT演示開始成為個人魅力的加分項。

持續(xù)打磨作品，力求出奇出新，是這個階段你潛心專研的事兒。

附：PPT演示高手必知的快捷妙招

絕大多數(shù)事情，哪有什么一夜成名，不過是百煉成鋼。PPT的精彩演繹，也是如此。如羅胖所說：“普通人的努力，在長期主義的復利下，會積累成奇跡?！?/span>

在前行路上，內外兼修，讓PPT為自己助力加油！

Tips

1.內容表達可視化，是PPT設計的精髓。

2.PPT是用演示的力量，讓分享爆發(fā)能量。

3.PPT演示的無趣乏味，大多都輸在了開局和結尾。

本文來源于培訓雜志（ID：trainingmagazine），作者：劉凱，筆名“職場逗伴匠”，美樂和食集團企業(yè)大學校長，美國ACI認證職業(yè)講師 ，“我是好講師大賽”全國50強。文章僅代表作者個人觀點，不代表“培訓雜志”立場。