編寫483回復是一個既耗時又痛苦的過程。需要從工作中分散大部分精力和人力，而且如果處理不好的話，壓力會變得更繁重。如果483回復能做到準確完整的表達，則將證實該公司已經或正在實施糾偏和預防措施。這樣做能削減FDA對于企業法規符合性的顧慮。如果回復中存在錯誤或疏漏了關鍵信息，將會觸發額外的檢查或警告信。如果企業對于警告信的回復不到位，則會面臨扣押、延緩產品批準、禁令或可能的刑事檢控。盡管這篇文章是關于483回復的建議，但對警告信也同樣受用。

有些企業采用的是模版回復方式，引導員工采用樣板文件的語言來進行缺陷項的回復。但這樣做是錯誤的。采用“打勾”或“填空”等483回復方式是極其危險的。起草一個合理的回復要求有深入的分析和準確性。以下三點規則對該方面給出了合理化建議。

規則1 計劃。回復是一次向監管機構表明自身理解法規符合性義務的機會。也是一次證實將對缺陷進行整改并不再犯的機會。更重要的是，需要利用這種回復來證明企業是在受控狀態下運營的。

• 充分理解每一項發現。FDA調查手冊（IOM）的5.2.3部分要求檢查人員務必竭盡所能與企業就發現的問題在現場或當天總結中進行討論，盡可能在發出483時減少一些意想不到的事情、錯誤或誤解。IOM也告知檢查人員，企業管理層會就發現的問題進行提問，要求澄清，并向檢查人員匯報在查廠期間已經或將要整改的內容。在總結會上，如果對缺陷項有不明確的地方，應抓住機會提問。如果堅信，確實在檢查過程中存在錯誤或誤解，應當引起檢查組的關注。千萬別白白浪費在缺陷項上爭辯的良機。
• 組建小組。翻閱和理解每一個缺陷項的內容后，就應當組建回復小組。視缺陷數目和種類來確定小組的成員數，是1至2人還是需要更大的組別。指定的小組成員需要承擔以下角色。

o        論題專家。論題專家（SEMs）提供專業的技術知識，能找準缺陷項中的關鍵點。論題專家需要參與CAPA，或至少能對CAPA進行解釋和評估。論題專家提供關于缺陷項的背景信息，并參與回復的起草，確保回復內容與發現的問題保持一致。

o        起草人。別指望法規事務部的副總監或主科研人員是起草的最佳人選。起草人必須能做到明確和有效溝通。論題專家應向起草人提供相關信息。

o        辦事員。辦事員負責索取用于審核和回復遞交的文件。

規則2 解決FDA的顧慮。

• 明確問題的范圍。缺陷項體現的問題是獨立的還是系統性的？是否局限于某一批？是否同一產品的其他批次或其他產品也存在相應問題？問題存在于特定部門還是其他部門也有？是某一廠房的問題還是其他廠房也存在？
• 采取徹底調查并實施相應的糾偏措施。通常，企業對483回復時僅僅對其采取的措施或相關歷史情況進行辯護。應當對FDA關注的問題進行徹底調查，并在回復中對調查過程、調查結果和整改措施進行描述。
• 遞交書寫良好且準確的回復。遞交的回復應避免難以理解或遺漏相關信息。回復應注重事實、完整性且易懂。應當包括合理的時間表、逐個問題的處理事項，并證實法規要求的認知程度。寬泛或爭辯式的回復將不被接受。另外，作為回復的一部分應提供支持性文件。還要注意的是，不要采用概括和敷衍的語言。承認過失和認同483缺陷項是兩碼事。這種概括性的語句對企業會帶來不利因素，可能會導致FDA的強制法律程序，或來自個人的產品責任或安全性訴訟。

規則3 遵守承諾。企業通常都會犯這樣的錯誤，就是在總結會上承諾將盡快遞交回復。有效及時的回復是必然的，然而一份冗長或復雜的483要求比預期更多的調查。這種情況下，匆忙且隨意遵照最后期限的要求會影響到回復信的質量。如果確定是在期限內不可能完成的，則應與監管機構聯系，要求批準遞交一份臨時回復。應向監管機構保證以最終回復為主，并盡快遞交最終文件。

企業應設定CAPA的計劃表，責令盡快完成。企業應履行其承諾。沒有履行483承諾將導致警告信或其他強制措施。回復警告信時若未履行承諾將引入強制法律行為。