【原】【信管8.2】建設與管理項目團隊

硬核項目經理 2023-01-13 發布于湖南

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建設與管理項目團隊

在經過制定人力資源管理計劃之后，我們就有了人力資源計劃文檔，然后通過組建團隊也讓團隊有了正式的成員，接下來要干什么呢？當然就是在項目的開發過程中不斷地建設團隊和管理團隊了。這兩個部分的內容也是我們項目人力資源管理這個知識領域中的重點。

建設項目團隊

建設項目團隊是提高工作能力，促進團隊成員互動，改善團隊整體氛圍，以提高項目績效的過程。這個過程的主要收益是：改進團隊協作，增強人際技能，激勵團隊成員，降低人員離職率以及提升整體的項目績效。

項目經理在合理化環境和富有文化多樣性的項目中，應該利用文化差異，去了解它們，尊重它們，能夠入鄉隨俗地融入到團隊中，在整個項目生命周期中致力于發展和維護團隊。

建設項目團隊的目標是：

提高項目團隊成員的個人技能，以提高他們完成項目活動的能力，與此同時降低成本、縮短工期、改進質量并提高績效
提高項目團隊成員之間的信任感和凝聚力，以提高士氣，降低沖突，促進團隊合作
創建動態的、團結合作的團隊文化，以促進個人與團隊的生產率、團隊精神和團隊協作，鼓勵團隊成員之間交叉培訓和切磋以共享經驗和知識

從上面的目標可以看出，其實我們要做到的就是讓個人績效和團體績效都能夠有一定程度的提高。最終讓我們的團隊能夠有明確的目標，成員清楚自己的工作對項目的貢獻；團隊的組織結構能夠清晰、崗位明確；有成文或習慣的工作流程和方法，而且流程簡明有效；項目經理能夠對團隊成員有明確的考核和評價標準，工作結果公正公開，賞罰分明；大家共同制定并遵守組織紀律；能夠協同工作，善于總結學習。

團隊發展階段

在學習建設項目團隊的工具與技術之前，我們還要了解一個非常重要的團隊發展理論。優秀的團隊從來都不是一蹴而就的，一般要依次經歷 5 個階段。這 5 個階段也叫做 塔克曼階梯理論 。具體內容包括：

形成階段（Forming），剛剛成立項目團隊，成員之間相互獨立。
震蕩階段（Storming），團隊開始執行任務，往往會遇到一些超出預期的困難。個體之間會出現爭執，互相指責。這個階段是沖突最多的階段。
規范階段（Norming），經過一段時間的磨合后，大家開始協同工作，并調整各自的習慣和行為來支持團隊。在這個階段，成員之間開始有信任，也就是我們常說的開始打配合了。
發揮階段（Performing），默契程度進一步加強，團隊能夠像一個組織有序的單位那樣工作。成員之間相互依靠，可以平衡高效地解決問題。這個階段的團隊業績最好，產出最高。
解散階段（Adjourning），所有工作完成后，團隊解散。

塔克曼模型的這五個階段通常是按順序進行的，不過，團隊也有可能會停滯在某個階段或退回到較早階段，比如說不管現在團隊處于什么階段，只要有新同事加入，那么就直接退回到了震蕩階段。而如果團隊成員曾經共事過，彼此非常熟悉，那么也有可能直接跳過前兩個階段而進入到規范階段。

某個階段持續時間的長短，取決于團隊的活力、團隊規模和項目管理團隊的領導力。項目經理應該對團隊活力有較好的理解，以便有效地帶領團隊經歷所有階段。

工具與技術

建設項目團隊的工具與技術主要包括人際關系技能、培訓、團隊建設活動、基本規則、集中辦公、認可與獎勵、人事測評工具。我們一個一個來簡單了解學習一下。

人際關系技能（interpersonal Skills）有時也被稱為“軟技能”（Soft Skills），是因富有情商，并熟練掌握溝通技巧、沖突解決方法、談判技巧、影響技能、團隊建設技能和團隊引導技能，而具備的行為能力。它主要包括：領導力、激勵、溝通、影響力、談判、建立信任、沖突管理、有效決策、教練技術、團隊建設等等。

培訓，包括旨在提高項目團隊成員能力的全部活動，可以是正式或非正式的，方式包括課堂培訓、在線培訓、計算機輔助培訓、在崗培訓（由其他項目團隊成員提供）、輔導以及訓練。注意，在項目管理的理論中，成員如果能力不足的話，首先考慮培訓，而不是辭退。所有的題，一定要往大好人的方向選擇和考慮哦！

團隊建設活動，既可以是狀態審查會上的五分鐘議程，也可以是為改善人際關系而設計的、在非工作場所專門舉辦的事業提升活動。非正式的溝通和活動有助于建立信任和良好的工作關系，這是一種持續的過程。

基本規則，用基本規則對項目團隊成員的可接受行為做出明確規定，對諸如行為規范、溝通方式、協同工作、會議禮儀等規則進行討論。規則一旦建立，全體項目團隊成員都必須遵守。

集中辦公，之前我們說過的虛擬團隊是可以分布在各地進行辦公的，而集中辦公是指把部分或全部項目團隊成員安排在同一個物理地點工作，以增強團隊工作能力。集中辦公既可以是臨時的，也可以貫穿整個項目。

認可與獎勵，主要就是利益相關的內容。通過對行為的認可與獎勵來激勵人們，獲得成就感和新的技能來迎接新的挑戰。相關的激勵理論我們專門開辟了一節來講，一會大家就能看到。

人事測評工具，能讓項目經理和項目團隊洞察成員的優勢和劣勢。評估團隊成員的偏好和愿望，團隊成員如何處理和整理信息，團隊成員如何制訂決策，以及團隊成員喜歡如何與人打交道。有各種工具，如態度調查、細節評估、結構化面談、能力測試及焦點小組討論。這些工具有利于增進團隊成員間的理解、信任、忠誠和溝通，在整個項目期間不斷提高團隊成效。

輸出：團隊績效評價

建設項目團隊的主要輸出就是對于團隊的績效評價，這些評價包括正式或非正式的。有效的團隊建設策略和活動團隊績效，從而提高實現項目目標的可能性。評價團隊有效性的指標可包括：

個人技能的改進，從而使成員更有效地完成工作任務、
團隊能力的改進，從而使團隊更好地開展工作
團隊成員離職率的降低
團隊凝聚力的加強，從而使團隊成員公開分享信息和經驗，并互相幫助，來提高項目績效

激勵理論

這里我們將激勵理論單獨抽成一個小節，因為激勵理論比較重要，而且內容也非常多。在這里，我們將學習到幾種經典的激勵理論，同時這些理論也是組織行為學中非常經典的理論。是學習管理學的同學都必須要了解的內容。

馬斯洛需求層次理論

馬斯洛的需求層次理論非常出名，估計你在刷微博、刷抖音的時候會經常看到。它有一個非常經典的三角形金字塔圖示。

從圖中可以看出，這個金字塔從下到上分別是生理、安全、社會交往、受尊重以及自我實現這五個需求層次。這些層次是一步步遞進的，他認為當下層的需求被滿足后，就不會再形成激勵因素，人們會尋找更高層次的需求。而在不同的層次，我們就需要滿足不同的需求，才能夠達到激勵的作用。

生理需求：最低的需求，就是滿足衣食住行。常見的激勵方式就是提供員工宿舍、工作餐，基本的工資、補貼、獎金等。
安全需求：包括對人身安全、生活穩定、不失業以及免遭痛苦、威脅或疾病的需求。一般包括五險一金、長期勞動合同、意外保險、失業保險等。
社會交往的需求：包括對友誼、愛情以及隸屬關系的需求。當生理和安全需求滿足后，社交需求就會突顯出來。如果這些需求得不到滿足，會影響人們的精神，導致缺勤、低生產率。常見的激勵措施包括定期員工活動、聚會、比賽、俱樂部等。
受尊重的需求：自尊心和榮譽感。榮譽來自別人，自尊來自自已。這個層次下的激勵措施包括榮譽性的獎勵、形象地位提升、成為導師等等。
自我實現的需求：實現自己的潛力，發揮個人能力到最大程度，使自己越來越成為自己所期望的人物。這個層次的激勵包括給予更多空間讓他負責、參與決策、參與管理等。

非常經典，非常出名的理論，牢牢記住，馬斯洛大神。不過，他的這個理論其實也早已受到很多心理學家的質疑，原因就在于這個需求層次是在一定的假設前提下完成的。一是人要生存；二是人的需求按重要性從低到高；三是只有低端需求滿足后才會追求更高一級。

很明顯，并不是所有人都是這樣的，比如一些人在追求自我實現的道路上可能任何需求都不用，就像讓我們有現在美好生活的那些革命先烈。也有些人可以跳過某些層次，比如很多白手起家的創業者可能在創業過程中并沒有過受尊重的體會，而是在自我實現的目標達成之后才受到了尊重。而像我們這些普通人，最多只是達到社會交往的層次，有家有室有點朋友，即使這樣，有可能一次失業也會導致半年找不到工作，一下子又掉回安全和生理都無法滿足的狀態（真實經歷），但這樣的情況下我還是在不停的學習，最終目標反而是在自我實現上，從頭到尾也沒想過能獲得什么榮譽，只是想寫些東西把我知道的分享出來而已。所以說，這個理論還是有些問題的，現實中的層次并沒有那么嚴格，也不是從下到上的依次滿足，而且還有可能掉回去，也有可能同時在多個層次上。

但是，注意了，這個理論太出名了，太經典了，也確實有一定限度的參考意義。就像前面所說的，管理學的必學內容哦！

赫茨伯格雙因素理論

這個理論又叫激勵因素理論，是由赫茨伯格提出的。他定義了兩種完全不同的因素影響著人們的工作行為：

保健因素：這些因素是與工作環境或條件有關的，能防止人們產生不滿意感的一類因素，包括工作環境、工資薪水、公司政策、個人生活、管理監督、人際關系等。當保健因素不健全時，人們就會對工作產生不滿意感。你可以把保健因素看成是馬斯洛需求層次底層三個層次的匯總，也就是保健因素=生理+安全+社會。
激勵因素：這些因素是與員工的工作本身或工作內容有關的、能促使人們產生工作滿意感的一類因素，是高層次的需要，包括成就、承認、工作本身、責任、發展機會等。當激勵因素缺乏時，人們就會缺乏進取心，對工作無所謂，但一旦具備了激勵因素，員工則會感覺到強大的激勵力量而產生對工作的滿意感，所以只有這類因素才能真正激勵員工。我們也可以把激勵因素看成是馬斯洛需求層次的頂部的那兩個高層次的需求，也就是激勵因素=受尊重+自我實現。

保健因素可以消除不滿，而激勵因素可以產生滿意。在我們的管理過程中，不能一直只關注保健因素，過分地關注只是進一步讓員工的不滿減少，但不能促進他工作積極性和工作效率的提高。管理者要想持久而高效地激勵員工，必須改進員工的工作內容，進行精神激勵，給予表揚認可以及成長、發展、晉升的機會。

X理論和Y理論

這兩個理論其實是一個理論，也可以叫做（X-Y理論），是由麥格雷戈提出的。我們要一個一個來看 X 和 Y 分別代表什么。

X 理論，對人性有如下假設：

人天性好逸惡勞，只要有可能就會逃避工作
人生來就是以自我為中心，漠視組織的要求
人缺乏進取心，逃避責任，甘愿聽從指揮，安于現狀，沒有創造性
人們通常容易受騙，易受人煽動
人們天生反對改革
人的工作動機就是為了獲得經濟報酬

很明顯，X 理論的出發點是人性本惡，都是非常負面的一些看法。所以，崇尚 X 理論的領導者認為，在領導工作中必須對員工采取強制、懲罰和解雇等手段強迫員工努力工作，對員工應當嚴格監督、控制和管理。

Y 理論，對人性的假設和 X 理論完全相反：

人天生并不是好逸惡勞，他們熱愛工作，從工作得到滿足感和成就感
外來的控制和處罰對人們實現組織的目標不是一個有效的辦法，下屬能夠自我確定目標，自我指揮和自我控制
在適當的條件下，人們愿意主動承擔責任
大多數人具有一定的想象力和創造力
在現代社會中，人們的智慧和潛能只是部分地得到了發揮，如果給予機會，人們喜歡工作，并渴望發揮其才能

崇尚 Y 理論的管理者對員工采取以人為中心、寬容的及放權的領導方式，使下屬目標和組織目標很好地結合起來，常用的激勵辦法包括將員工個人目標與組織目標相融合，擴大員工的工作范圍，盡可能安排有意義并且有挑戰性的工作，使員工達到自我激勵。

期望理論

期望理論是由弗魯姆提出的，通過考察人們的努力行為與其所獲得的最終獎酬之間的因果關系來說明激勵過程，并以選擇合適的行為達到最終的獎酬目標的理論。它認為一個目標對人的激勵程度受兩個因素的影響：

目標效價：指實現該目標對個人有多大價值的主觀判斷。如果實現該目標對個人來說很有價值，個人的積極性就高；反之，積極性則低。

期望值：指個人對實現該目標可能性大小的主觀估計。只有個人認為實現該目標的可能性很大，才會去努力爭取實現，從而在較高程度上發揮目標的激勵作用。

管理項目團隊

管理項目團隊是跟蹤團隊成員工作表現，提供反饋，解決問題并管理團隊變更，以優化項目績效的過程。本過程的主要收益是：影響團隊行為，管理沖突，解決問題，并評估團隊成員的績效。

實施項目團隊管理后，應將項目人員配備管理計劃進行更新，可以提出變更請求，更新人力資源管理計劃，實現問題的解決，同時為組織績效評估提供依據，為組織的數據庫增加新的經驗教訓。

在管理項目團隊的過程中，我們同樣是關注它的工具與技術，主要包括：觀察和交談、項目績效評估、沖突管理、影響力、管理技巧以及人際關系技能。其中人際關系技能我們之前已經講過了，只需要重點再看一下其它幾個工具與技術即可。

觀察與交談

通過觀察與交談，隨時了解項目團隊成員的工作和態度。可以用于監督項目進展，了解成員成就和團隊內部的人際關系。并針對項目問題進行資源負荷分析以及資源平衡的優化。

項目績效評估

在項目過程中進行績效評估的目的是：澄清角色與職責、向團隊成員提供建設性反饋、發現未知或未決問題、制訂個人培訓計劃，以及確立未來目標。能夠帶來的好處包括：

技能的改進，從而使成員更高效地完成分派的任務
能力和情感方面的改進，從而提高團隊能力，幫助團隊更好地共同工作
團隊成員流動率降低
增加團隊的凝聚力

沖突管理

在項目環境中，沖突不可避免。不一致的需求、對稀缺資源的競爭、溝通不暢、進度優先級排序以及個人工作風格差異等多種因素都可能成為沖突的起源。說白了，計劃與現實、人與人的期望、人與人利益的矛盾，任何一點的不可調和都會產生沖突。在項目管理中，最主要的沖突是進度、優先級、資源、技術、管理過程、成本、個人幾個方面，項目中的沖突根源在于項目的高壓環境、責任模糊、存在多個上級、新科技的使用等等。

如果管理得當，意見分歧有利于提高創造力和改進決策。假如意見分歧成為負面因素，應該首先由項目團隊成員負責解決。如果沖突升級，項目經理應該提供協助，促成滿意的解決方案，采用直接和合作的方式，盡早并通常在私下地解決沖突。

有 5 種沖突解決方法是需要我們重點關注的：

撤退/回避：從實際或潛在沖突中退出，將問題推遲到準備充分的時候，或者將問題推給其他人解決。這是一種讓步的做法，可以臨時讓沖突雙方降溫。
緩和/包容：強調一致、淡化分歧，為維持和諧與關系而單方面退讓一步。最簡單的四個字就可以概括它，那就是求同存異。
妥協/調解：尋找能讓各方都在一定程度上滿意的方案。這是一種折中的方案，可能各方都會有損失，所以需要大家各讓一步。
強迫/命令：以犧牲其他方為代價，推行某一方的觀點，這種方案只提供一方贏的結果，是一種強權方案。
合作/解決問題：綜合考慮不同的觀點和意見，采用合作的態度和開放式對話引導各方達成共識和承諾。很明顯，它是最好的一種解決沖突的方式，可以讓多數人共贏，需要面對面的一起找原因。

影響力

在項目環境中，項目經理對團隊成員通常沒有或僅有很小的命令職權，所以他們適時影響相關方的能力，對保證項目成功非常關鍵。影響力是影響行為、改變事情的過程和方向，克服阻力的方式，其中權力是影響力的一部分。權力會讓人們進行原本并不愿意進行的事情，一般包括五種權力：

職位權力：來源于管理者在組織中的職位和職權，是一種合法權力。
懲罰權力：使用降職、扣薪、懲罰、批評、威脅等負面手段的能力，要謹慎使用。
獎勵權力：給予下屬獎勵的能力。包括加薪、升職、福利、休假、禮物、口頭表揚、認可、特殊的任務以及其他獎勵員工滿意行為的手段。
專家權力：來源于個人專業的技能。
參照權力：由成為別人學習參照榜樣所擁有的力量。是由于他人對你的認可和敬佩從而愿意模仿和服從你的權力，是一種個人魅力。

對于這五種權力來說，職位、懲罰、獎勵可以看作是組織賦予的職能權力，而專家和參照權力則是由個人本身散發出來的影響力。

管理與領導技巧

最后我們再了解一點管理與領導的技巧。首先是我們上面說過的懲罰權力，大家都知道這個權力是不能隨便濫用的，是需要遵循一些規則的，比如說：

即時進行
罰要罰到膽戰心驚，賞要賞到心花怒放
懲罰是以制度去懲罰
總結教訓，獲得經驗成長才是最終目的

另外，比較經典的管理風格有四種，分別是民主式（大家一起決策）、自由（隨便整）、獨裁（一人拍板）和官僚式（上下嚴明）這幾種。而領導的方式，比較經典的是情境式的領導方式，分為支持式、教練式、授權式和指導式這四種。注意，一個是管理風格，一個是領導風格。具體的領導風格我們在之前敏捷系列的課程中有過深入的講解。在這邊，大家了解下下面這張圖就好了。