你不能也不該試圖否認(rèn)客戶的氣憤之情，這么做只會導(dǎo)致更嚴(yán)重的沖突。應(yīng)該對客戶說“我能明白您的感受，我也想解決這個問題，您能告訴我怎么回事嗎?”。

采用這種方法，就能了解到客戶的情緒，你應(yīng)該向他表現(xiàn)出一種積極作為的意愿，同時也可以要求客戶參與到解決問題的過程中來。

積極地聆聽，讓客戶平靜下來，鼓勵他把事情說出來。當(dāng)人們生氣的時候，需要找機(jī)會來發(fā)泄出自己的不滿，也需要別人聆聽他們的傾訴。不要打斷他們，或者說類似“是的，但是……”的話，這只會火上澆油。

在客戶向你傾訴的時候，你最好跟上他的思想，除此之外，盡可能讓他知道你還做了書面記錄，例如說：“讓我再確認(rèn)一下，我們星期三幫您修了對講機(jī)，可是星期五又出現(xiàn)了同樣的故障?我想把它記下來……”，這是讓客戶知道你在聽他講話。

通過詢問、傾聽、反饋、分析信息等綜合方法，試著去確定問題的原因。客戶可能僅僅誤解了你所說的話，這種情況下，只需澄清即可。

你可以試著說，“可能有一些混亂，我可以解釋一下嗎?”或者說“可能是我的話沒有說明白，我能解釋一下嗎?”

一個投訴客戶的要求是解決問題而不僅僅是簡單地處理問題，客戶是要求換一個新的，還是把這個舊的修好呢?你必須問清楚。

可以這樣的提問：“我們能為您做些什么嗎?”這個問題很重要，因為只有公司愿意彌補(bǔ)過失了，客戶才會滿意。

根據(jù)客戶的期望找出一條解決問題的途徑，如果客戶的要求公司能接受，那么就立即愉快地接受要求。

如果客戶的要求公司不能接受，可設(shè)法從客戶那里找到解決問題的方法，通過客戶的意見，你很可能獲得他們一致的認(rèn)可。

如前所述，仍然會有一些問題不能得到圓滿解決，這時即使客戶提高說話的聲調(diào)或使用褻瀆的語言，你也要保持冷靜。雖然這件事做起來有點難，但是它會避免投訴矛盾升級。

如有必要，你可以在回答客戶之前在腦中從1數(shù)到10或者深呼吸一口氣。記住，客戶是對公司、產(chǎn)品或你提供的服務(wù)表示氣憤，而不是針對你個人。

如果他們無法保持冷靜，你可以沉著、堅定地對他們解釋說盡管你很想幫助他們，但這也必須在他們提供有關(guān)信息之后。

對待棘手客戶時，不要有造成進(jìn)一步緊張狀態(tài)的言行，不要讓某位客戶一直等待，而你卻去處理其他客戶的事情或者與當(dāng)前客戶無關(guān)的工作。

將投訴問題傳遞給相應(yīng)崗位，并跟進(jìn)解決，及時與客戶溝通解決方案和解決進(jìn)展，與客戶達(dá)成一致意見并給予兌現(xiàn)，才能將客戶投訴終止。